Strategimöte med övernattning: när det lönar sig att åka iväg

Det finns möten som löses bäst på två timmar i ett kontorsrum. Och det finns möten där gruppen kommer mycket längre om de åker iväg och stannar över natten. Skillnaden är inte alltid uppenbar i förväg, och det är ofta det som gör att företag antingen åker iväg när de inte borde, eller stannar hemma när de hade behövt komma iväg.

Vi har under åren tagit emot dussintals strategimöten på Villa Sandudden, från ledningsgrupper på åtta personer till hela ledningsteam på tjugo. Här är vår praktiska guide till när ett strategimöte med övernattning faktiskt lönar sig.

När en dag på kontoret räcker

Innan vi går in på fördelarna med övernattning är det värt att säga rakt ut: alla möten ska inte vara övernattningsmöten. Hälften av strategimöten löses snabbare och bättre i ett bra kontorsrum.

Konkret beslutsfattande mellan etablerade kollegor. Om gruppen har arbetat tillsammans i två år, känner varandras styrkor och har en tydlig agenda, är ett halvt dygn ofta nog.

Strukturerad genomgång av material. När det finns ett tydligt dokument att arbeta sig igenom, en tydlig facilitator och ett tydligt mål, behöver ni inte mycket mer än ett rum med en projektor och kaffe.

Snabba löpande beslut. Operativa möten med fokus på vad vi gör nästa månad är inte strategimöten. De behöver fart, inte djup.

När ett strategimöte med övernattning gör skillnad

Det är när dynamiken är annorlunda som ett strategimöte med övernattning faktiskt börjar löna sig. Fem specifika fall där vi sett det göra stor skillnad.

Större strategi- eller visionsfrågor. När gruppen ska arbeta med var bolaget ska vara om tre eller fem år, behöver tankarna landa. Det går inte på en eftermiddag mellan andra möten. Övernattning ger den nödvändiga distansen från det dagliga.

Ledningsgrupper med ny sammansättning. När någon har gått, någon har börjat eller rollerna har förändrats, är gruppen inte den gamla. Ett strategimöte med övernattning ger gruppen tid att hitta sin nya rytm innan de börjar fatta gemensamma beslut.

Beslut som kräver djupt förtroende. När frågorna är känsliga, som omorganisation, försäljning av bolaget eller byte av riktning, får ni inte den ärlighet ni behöver i en dagstid på kontoret.

Avdelningsövergripande arbete. När team som inte vanligtvis arbetar tillsammans ska samarbeta på allvar, är middagen lika viktig som workshopen.

Resultat som ska följas upp långsiktigt. Om beslutet eller planen ska prägla bolaget i ett halvår eller längre, är det värt det extra dygnet. Det halvdåliga beslutet ni fattade på kontoret kommer kosta er mer än helgen ni inte tog.

Vad övernattning ger som dagsmöten inte kan

Tid utan tidspress. På kontoret tar varje möte slut för att nästa möte börjar. På en konferenshelg har ni hela kvällen och morgonen.

Informella samtal som öppnar upp. Det finns en sorts samtal som bara händer i bastun, vid eldstaden eller på en kvällspromenad. Det är de samtalen som ofta löser frågorna ni satt med under dagen.

Distans från dagligt brus. Bara att vara borta från kontoret, mejlboxen och de små avbrotten gör en mätbar skillnad i hur djupt gruppen kan tänka.

Möjlighet att låta beslut vila. En av de underskattade fördelarna är att ni kan ta upp en fråga på eftermiddagen, sova på den, och komma tillbaka till den med fräscha ögon på morgonen.

Förtroende som spillover. Det förtroende ni bygger genom att äta middag tillsammans, sitta i bastun, och ta en kvällspromenad räcker långt efter att ni åkt hem.

Hur ni räknar på kostnaden

Tre konkreta sätt att tänka på kostnaden för ett strategimöte med övernattning.

Per person. En typisk konferenshelg på en privat anläggning ligger på fyra och en halv tusen till sju tusen femhundra kronor per person, allt inkluderat.

Per beslut. Räkna på vad det viktigaste beslutet ni ska fatta är värt för bolaget. Om det är en strategiomläggning som påverkar omsättning över ett halvår, är ett dygn extra för att fatta ett bättre beslut närmast gratis.

Per gruppmedlems kvalitet. Hur mycket ger den ärligare versionen av varje medlem efter en helg tillsammans? Det är ofta den största posten.

Vad anläggningen måste leverera

• Privat hyra utan andra grupper i närheten. Vad som sägs är ofta känsligt och ska inte överhöras.
• Konferensrum som anpassas efter er gruppstorlek och kan möbleras om för olika typer av sessioner.
• Mat lagad på plats av en kock som anpassar efter er. Cateringuppvärmd mat saboterar stämningen och tankeskärpan.
• Sociala ytor: bastu, eldstad, bryggan, köket. Det är där halva mötet sker.
• Personal som finns där när ni behöver dem och försvinner när ni inte gör det.
• Privat boende av jämn standard så att ingen hierarki skapas av rumsstorlek.

Boka strategimöte med övernattning hos oss

På Villa Sandudden tar vi emot strategimöten och ledningskonferenser på åtta till tjugo personer. Tjugo minuters bilväg från Stockholm city, alltid privat hyra, mat lagad av Simon på plats, och en personal som har stor erfarenhet av just den här typen av möten.

Läs mer om vår konferenstjänst, om maten, eller om vad våra gäster säger under vanliga frågor.

Skicka en förfrågan med datum, gruppstorlek och syfte. Vi återkommer inom tjugofyra timmar med ett upplägg som passar just er grupp.